Cómo sacar el máximo partido de los eventos virtuales

La pandemia provocada por la covid-19 ha acelerado el proceso digitalización en el que ya estábamos inmersos. Un tsunami global que afecta a todos los ámbitos de nuestro paradigma social y empresarial, y que obliga a la reinvención de sectores como el de la organización de eventos, para seguir siendo la eficaz herramienta de comunicación que las marcas necesitan para fidelizar a su público objetivo.

Por un lado, la digitalización supone un reto. Es más difícil enganchar con el público que las marcas necesitan. Por otra parte, abre un gran abanico de posibilidades. La comunicación y el marketing digital ofrecen nuevas herramientas para dar visibilidad a los eventos.

Dentro del mundo digital hay diferentes estrategias para difundir un evento. En la época pospandemia podremos derribar las fronteras y limitaciones físicas que antes marcaba la presencialidad.

Antes: web y redes

En los días o semanas previas al evento necesitamos crear un sitio web donde esté toda la información de referencia: programa, detalles y registro. Esto nos permitirá tener una contabilidad previa de asistencia. Se debería utilizar esta herramienta para ir informando y creando expectación sobre el “Día D”.

La creación de los perfiles sociales también es tarea previa y fundamental para la difusión en redes sociales. Este medio permite, y demanda, humanización e inmediatez. No debemos estar en todas las redes, sino en aquellas donde está nuestro público.

Los perfiles deben obedecer a los objetivos de comunicación que queremos conseguir con el evento. Se recomienda programar un calendario de publicaciones y acciones que vamos a llevar a cabo a lo largo de toda la estrategia de comunicación y marketing del mismo.

Ayuda a posicionarse la difusión de vídeos, gifs e imágenes, y el apoyo en influencers. Es fundamental utilizar etiquetas para poder agrupar toda la información del evento. Esto permitirá monitorizar el impacto conseguido.

Acciones de mercadotecnia y publicidad

En cuanto a las acciones de marketing digital, se deberán fundamentar sobre una base de datos que nos permita enviar correos informativos. Así mantendremos informados por esta vía a nuestros seguidores sobre los avances antes, durante y después del evento.

Con los anuncios en redes sociales y plataformas como Google Adwords, informaremos directamente al segmento de la población que nos interesa, a través de las publicaciones pagadas y focalizados en nuestro público objetivo.

Cuando mencionamos la publicidad digital, hay que tener en cuenta que es mejor manejarse a través del marketing de atracción, creando contenidos de valor que no sean intrusivos y que ayuden al posicionamiento natural del evento.

Convocatorias y notas de prensa

El envío de la convocatoria, nota de prensa preevento y posevento, debe hacerse tanto a medios tradicionales como a digitales. Debemos intentar que los medios de comunicación sigan siendo nuestros principales prescriptores, por lo que siempre les debemos hacer partícipes de nuestras acciones.

En este sentido, la convocatoria de figuras conocidas o influencers también es muy importante para aumentar nuestro impacto y repercusión.

Streaming y vídeos

Una vez en el evento, es fundamental su retransmisión en directo vía internet, para generar contenido de forma continua en las redes y la interacción del público con la marca.

Esta estrategia debe ser transmedia y estar disponible en varias plataformas para conseguir la mayor interacción de los asistentes con los hashtags y los perfiles del evento.

La selección de los mejores momentos será clave para su viralización: entrevistas con los protagonistas, anécdotas, mejores fotos… de manera que se consiga crear emoción en los invitados por un lado, y moverlos a la acción por otro.

Rentabilizar el evento

Terminado el evento, es hora de rentabilizarlo y hacer que siga vivo en las redes. Por eso, la fase del posevento es tan importante en la estrategia de comunicación.

Se continuará generando contenido digital, con material audiovisual inédito: vídeos o fotos que todavía no se hayan difundido o titulares de entrevistas o noticias publicadas sobre el evento.

Se pueden utilizar herramientas de gamificación, como sorteos o participación en concursos relacionados con la marca, de manera que el público siga pendiente de nosotros.

La monitorización y seguimiento de la cobertura generada junto con la valoración final nos permitirá reforzar los aciertos y mejorar los errores.

Nuestro principal objetivo debería ser fidelizar a ese público que ha participado, y para ello es prioritario mantener la interacción, responder solicitudes, agradecer la participación, etc. Estas acciones pueden marcar una gran diferencia en nuestro evento, más en el mundo digital donde la atención al invitado es fundamental.

Todas estas herramientas se podían considerar antes como opcionales, pero ante el actual panorama se presentan como imperativas para conseguir que nuestro target se convierta en nuestro principal prescriptor.

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